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日本某大型造纸商RPA订单管理案例分享

日本某造纸商成立于1845年,是一家历史悠久的大型上市企业。公司主要从事纸制品的生产、销售等业务,现拥有员工3600多人。

该公司的功能材料部门,有着众多需要人工手动操作的项目。由于不同客户的订货单和发货单格式模板不同,因此员工必须手动将订单数据输入Excel,工作量大且容易出错。受理订单后,由于种种原因,交货时间和交货地点时常会发生变更,与之相关的订单合同也需要再次修改。

日本某大型造纸商RPA订单管理案例分享

为了减轻员工工作负担,确保订单信息的准确率,2017年11月,公司着手在功能材料部门部署RPA机器人。

与此同时,为了防止内容遗漏和业务理解偏差,在结合业务流程的基础上,公司将员工的实际操作流程录制成视频,并以此作为参照制作RPA执行脚本。

应用业务

订单管理

实施RPA前

1.通过邮件接收客户订单,员工手动将订单数据输入Excel中,并制作成客户联络函。

2.根据不同的客户,采用不同的订单合同模板,员工输入完成后再转化为PDF格式,并通过邮件发送给客户。

实施RPA后

1.收到订单邮件后,RPA可通过OCR(光学字符识别)自动读取订单信息,并制作成客户联络函。

2.RPA可通过程序识别客户代码,自动选取相对应的订单合同模板,将信息自动输入后再转化成PDF,并用邮件发送给客户。

实施效果

该公司的功能材料部门,通过部署RPA,实现了订单管理业务的标准化和自动化,提高了业务效率,减少了60%的作业时间,还大大降低了人力成本。

随着功能材料部门RPA项目的成功实施,全公司各部门也相继开展部署RPA的准备工作。为此,公司内部还成立了RPA卓越中心(COE),为顺利推进RPA项目提供支持。

目前,该公司已将30多个业务流程纳入了RPA实施计划。

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