RPA是建设智慧型财务平台的基础入口,人才是技术进步的根本所在

2020年6月《财能下午茶·数字化风暴》系列的第四期,国美零售决策委员会副主席兼CFO、财能书院创始会员方巍分享了国美财务数字化转型的历程。在从核算型财务体系一步步走向智慧型财务体系的过程中,RPA成为其升级的重要助力;在国美财务未来围绕业务流程实现数字化、自动化、智能化的战略布局中,人和机器人,都需要彼此赋能。用方巍的话来说,他们正在奔向的,是一个“大规模人机协作”的智能化的未来。

原来财务数字化距离我们,并没有想象的那么远,那么难。 

从降本增效开始延展,把RPA作为数字化的入口

 截至2020年6月,国美在全国1000多个城市有3500家门店,集团分为55个分部,有400多个账套。推进线上线下融合之后,公司从一家单纯做家电零售的劳动密集型企业,转向融合社交电商美店、国美门店、国美APP综合流量端的整体方案提供商、服务解决商和供应链输出商,“家·生活”是国美目前的战略定位。按照方巍的估计,“未来集团突破500个账套完全有可能”。

这个复杂的账套体系对财务团队是个巨大的考验,因此,国美的RPA(财务机器人)应用之路,从降本增效开始。
RPA是基于先进的自动化技术。在企业财务向数字化转型的过程中,PRA将跨系统执行重复、繁琐、耗时的任务,为企业降本增效、快速实现业务创新,助推构建自动化智能化财务平台能力,助力财务向流程化、标准化、智能化转型。

国美的RPA项目是从2018年开始立项的,从规划蓝图到实施上线,只有半年多时间。也就是从这时候开始,公司从分析预算型财务体系向决策支持型财务体系转型。2018年8月10日,国美自主研发的财务机器人诞生,这是一个全新的开始。

“我们的RPA从降本增效开始延展,把一些跨系统同步执行的繁琐任务进行优化,就是要让更多财务人员从繁杂工作中解脱出来,解放劳动力,迈向大规模人机协作的未来。随着RPA项目的逐步推进,一个智能化的财务基础平台逐步搭建起来。RPA只是一个规范流程,它不是真正的财务数字化,但它是成为向财务流程化、标准化、智能化转型的基础入口,我想,RPA的核心意义就是在这里。”方巍说。

方巍用十二个字总结了RPA项目实施的背景:系统繁多、数据量大、重复性强。

与此相对应,RPA技术的三大优势格外凸显:首先是“高质”,模拟手工操作,有跨系统优势;其次是“高速”,与人工相比速度提高10倍~15倍,而且误差大大减少;再次是“高效”,自动化形成了规模效应,自然大大提高了人效。

从简历筛选,到流程自动化的派单,再到费用的自动审核;从数据共享开始,延展到内控管理、应收对账、应收超期预警、月度结算……国美的RPA至少在四个方面体现了它作为“数字劳动力”的优势:

  • 处理可重复任务:通过软件编程语言实现的机器人可以处理重复的人工任务;
  • 在用户界面运行:基于规则在用户界面进行自动化操作,非侵入式模式不影响原有IT基础架构;
  • 模拟用户操作及交互:机器人可以模拟我们的日常基本操作,例如鼠标点击、键盘输入、复制粘贴等一系列日常电脑操作;
  • 可单个部署也可虚拟部署:机器人可以是一台实际的电脑,也可以是云模式下的虚拟机桌面。

方巍用数据展示着效率的提升:“大家常说,要做好工作需要996,但机器人的工作时间,可以是7×24小时。以月结来举例,我们可以在每月1日做完上月的月结,第二天就可以给集团领导汇报实时数据。而且现在RPA已经延展到财务分析和初级的经营分析,会自动产生一些分析报表,定期传到相应授权人的邮箱里。”
从2018年8月到12月,国美上线16个RPA流程,用流程自动化将财务人员解放出来。
2019年,国美又上线70个自动化流程,工作效率更是大大提高。
2020年前4个月,国美再上线30个RPA,这次的目标是到年底将这个数字扩大到100个左右。
“如果不增加新的工作内涵,财务共享服务中心的人效会继续逐步提升,财务人员将逐渐被机器替代。”

RPA是建设智慧型财务平台的基础入口,人才是技术进步的根本所在

简历自动筛选、工单自动派送应收自动预警、经营自动分析

方巍从116个RPA中选了几个向财能书院的会员们介绍,从最简单的自动派工,到客户的对接对账,再到整个经营情况的分析。而在具体应用的展示环节,我们看到,短短几分钟时间,在AI温柔的流程汇报声中,无论是全国SAP账簿导出,还是新零售店的应收监控,或者是预算周期分析,大量工作在有条不紊地推进着。 

简历筛选机器人

由于零售企业财务人员较多、人员流动相对频繁,国美RPA第一个上线的,就是简历筛选机器人。由于与智联招聘做了系统连接,业务人员可灵活配置岗位要求,机器人每天自动作业,筛选符合岗位要求的简历,以邮件形式推送给需求单位的人事专员,不符合要求的则存入人才库备用。随着使用量的增加,技术人员还会对机器进行“培训”,输入越来越多的关键词,从而使机器人的筛选越来越精准。 

共享中心自动派工机器人

一个全国连锁集团的财务共享中心总是有很多繁琐的工单需要派送。国美的400多个账套每天只做账、报销都意味着庞大的工作量。因此,国美上线了自动派工机器人,按照一定规则,根据费用单据类型、人均审单量等维度,由机器人替代繁琐手工派单,按照指定规则,无需人为干预,实现自动派单。由于RPA可以自动派工,报销影像审核自动化、无纸化、移动化、云端化,在疫情期间,国美财务团队实现了90%的远程办公,保障了员工的身体健康。
方巍解释说:“自动派单有点像电商,谁做的多,他就派给谁,我们按照人单酬走,多劳多得,那些被多派单的员工,工资待遇也会更好。电商都是按照大数据搜索运作的,我们只是把搜索的逻辑放到了这里。” 

应收款超期预警机器人

在家电连锁企业,客户合同数据量大,约定的账期繁多复杂,查询是否赊款超期耗时很长。此时,机器人会根据客户合同约定的账期,在系统中自动查询客户应收余额,判断是否赊款超期,并根据预警等级发送给不同管理者。
与前两种负责简单流程RPA相比,应收超级预警机器人在流程的基础上“加了一点点管理”,实现了RPA的迭代。  

经营分析机器人

方巍同时还展示了可以与主要客商无缝衔接的往来款对账机器人、可以即时提供报表的月结核查机器人,而更高级的,是经营分析机器人。

国美有55个分部,各分部预算主管需每月耗费2~3天出具以分部为主体的经营分析报表。机器人将全国数据统一导出,按常用模型数据统一加工计算,根据设定的授权,以邮件推送的方式,于每月3日早上发送给每一个经营体的总经理、财务负责人、业务负责人。

RPA,从加速器到加“数”器

随着国美RPA机器人数量的激增,95%的机器人已云端部署,实现无人化。在开发方面,增强机器人的通用性,实现参数可配置;在运维管理方面,实现了机器人标签式的分类管理。

国美财务体系也从决策分析型向智慧型财务体系发展,将自己的组织行为分为前台、中台和后台。前台是财务共享中心,中台是预算、资金、供应链等各种数据中心,后台则是电子数据中心。“如果你把财务当成一个统一服务的门户网站,在各个平台会基于自己的发布规则,实时或定期发布数据,这些数据可以内部分享,也可以确保外部的对接。”

RPA是建设智慧型财务平台的基础入口,人才是技术进步的根本所在

但方巍仍不满足。他说:“国美的财务机器人员目前还处于初级阶段,RPA就是个流程自动化程序,相对于写死规则,不断按照这个规则重复执行某一个业务流程的后台软件程序。我们现在已经走过了‘RPA+BI’的阶段,加上了一些分析体系,我们把它叫作1.5版本的数字化。我们希望再往前走走,用‘RPA+AI’技术深化科技赋能,不断技术创新实现智能化、智慧化。到2025年,建成全面数字化的智慧型财务体系。”

随着应用深度与广度的不断扩展,国美的RPA从加速器到加“数”器,在完美发挥流程加速器作用的同时,也开启了对企业数字化转型的加“数”动作。

“这个‘数’就是数字的数。”方巍说。

为了实现自己的数字化梦想,国美的财务团队建立了一个“美财学院”。财务机器人是这里的必修课程。从总部到大区,再到分部,59名导师按照“宽进严出”的原则,教授大家如何使用RPA财务机器人、怎样把现有流程编到财务体系中。这里发生的一切,也许将改变国美财务的未来。

毕竟,人,才是技术进步的根本所在。

本文转载自微信公众号:财大咖,本文观点不代表51RPA立场。

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注