专访宇城市长:通过RPA将财务公布、纳税审核等6项业务实现自动化

宇城市位于日本熊本县中部宇土半岛西侧,境内有众多活火山口以及邻近八代海、有明海,因此,宇城市经常发生地震、暴雨和海啸。

随着日本老龄化和新出生人口的巨减,预计到2030年宇城市人口将减少22%,市政部门、企业和医疗机构将面临严峻的人力资源问题。为了缓解劳动力压力提升工作效率,宇城市政府于2017年6月正式将RPA应用在实际业务中。在机器人的帮助下,宇城市将医疗保险、纳税、财务公布等6项业务实现自动化,每年可节省1700个工时。

日本宇城市市长–守田宪史宇城市在RPA的帮助下业务流程取得了巨大成功,因此受到了日本公共部门的极大关注,而市长守田宪史也获得了“2017年业务改革模范”的称号。

近期、日本宇城市市长–守田宪史接受了朝日新闻(日本三大报纸之一)的采访,分享了RPA的应用心得并对实际业务案例进行了解析。

朝日新闻:市长先生,请先详细介绍一下宇城市应用RPA的背景。

守田宪史:平成28年(2016年)4月发生的“熊本大地震” 是应用RPA的主要原因之一。那是自1949年以来在同一区域连续发生两次7级大地震,宇城市也遭受了严重破坏造成了上万人受灾,我们的工作人员也从670人下降至不足500人。由于灾后重建工作非常多,如灾难补贴、家园重建等,其中一个星期所有的工作人员都没回家,但仍然无法完成这些工作。

在2016年8月,市政办公室的松本真一找到了我,并详细讲述了RPA技术以及在地方企业中获得了很好的收益,最主要可以释放人力资源,将一些业务流程实现自动化。所以,我们在2017年3月启动了RPA项目进行了测试。

宇城市市政府

朝日新闻:在PoC阶段,你们都做了哪些业务流程的测试?

守田宪史:首先我们对业务流程进行了详细分析,哪些业务流程可以自动化并能取得最大的收益,经过反复分析之后,“纳税审核”和“加班申请”这两项业务非常适合自动化。因为这两项业务皆有大量的数据操作,并且也是最消耗时间的工作。

纳税审核业务:审批纳税业务需要企业、个人在窗口填写十几个表单信息,例如,纳税人信息、财务数据、银行账户等,整个流程下来大概需要30—60分钟,如果纳税人忘记带某一份资料那么消耗的时间将更多。

应用RPA之后,我们将纳税业务改为线上数字化执行,取消了以前效率低下的窗口审核。纳税人只需要将申报信息在网上提交即可,而机器人将根据规则自动审核基础信息,例如,名字、财务信息等,员工只需要做最后的确认。

宇城市应用RPA收益

此外,还有一项业务是加班申请。每到夏天时宇城会进入漫长的雨季并且会发生台风等灾难,因此员工会格外的忙需要加班,填写加班申请;审批加班申请时会消耗内勤人员宝贵的时间,在RPA机器人帮助下,所有的审批流程都轻松实现自动化。

朝日新闻:在顺利完成测试之后,还将RPA应用在其他业务领域吗?

守田宪史:通过将这两个业务流程实现自动化,每年可节省349个工时和11万日元的支出。因此,在2018年又陆续将老年医疗保险、居民信息变更、水费通知、会计等6项业务实现自动化,每年可节省1700个工时和60万日元的支出。此外,每年的5月1日和11月1日,需要在市政网站中公布政府的财务情况,如教育、民生、消防、卫生、后勤、采购等等数百项费用,因此需要员工搜集各个部门的财务数据然后进行汇总清算。一般这个流程如果是员工来做经常会出现数据错误,并且效率低下消耗时间过多。

宇城市财务公布流程实现自动化在应用RPA之后,机器人可以登录各个部门的财务系统,然后下载财务数据进行汇总;在公布数据的前一周将这些数据发送到工作人员手中,进行校对做最后的数据审核。

朝日新闻:关于政府引入RPA,年轻员工有什么反应吗?

守田宪史:引入RPA就是年轻员工提议的,所以他们对RPA充满期待,希望它可以像正式员工一样去高效的执行工作任务。但在使用方面,初期很多员工确实无法适应。好在服务商一直为我们授课培训,顺利度过了那个困难期。

此外,员工希望RPA可以去处理更多需要判断的业务,例如,数据的校审、数据判断等业务。这样,员工可以有更多的时间来帮助民众解决日常难题。

朝日新闻:2017年您首次将RPA引入到政府业务中,因此获得了“政府业务改革模范”的称号,您是如何看待政府公共部门数字化转型的?

守田宪史:在RPA的帮助下,宇城市对民众的服务效率有了非常大的改变获得了市民的认可,所以在2017年12月获得了“业务改革模范”的称号,这一荣誉是大家共同努力的结果。

数字化转型对于企业来说很重要,但对于政府公共部门来说同样重要。我们需要把低效、费时的业务流程进行转换,以达到节省时间释放人力资源压力的目的。

以前面的纳税审核为例,通过RPA将过去窗口纸质化的业务实现数字化,不仅方便了工作人员也方便了纳税人,他们不用把时间浪费在路上,而审核工作可以实现24小时无间断工作模式。

这是一个趋势,我相信会有更多的政府机构实现这一目标,RPA可以帮助我们为民众提供更好的服务。

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