[日企RPA案例]昭和电机通过RPA,将23项业务实现自动化

昭和电机株式会社(SHOWA DENKI)创立于1956年,总部位于日本大阪府大东市。主要生产电动送风机、环境设备、吸尘机和风力发电机,是全球风力技术领导者。

现有员工235名,年销售额超过86亿日元,在大东、伊贺、滋贺有三家制造工厂,在中国上海设有办事处。

为了优化运营成本提升工作效率和释放人力资源压力,昭和电机于2017年9月开始了RPA项目的PoC测试。

最终,在RPA机器人的帮助下,将23个业务流程实现自动化,每月可节省218个工时。

昭和电机株式会社ICT主管–栗山隆表示,起初是昭和电机的总经理–柏木健作在日本东京参加了一次科技展览会后才了解到RPA,并且有了应用的想法。

之后便开始对RPA进行了深入了解,并咨询了5款产品同时进行PoC测试。昭和电机应用RPA有四个明确的需求

昭和电机株式会社ICT主管–栗山隆

  • 1)减少日常办公时间,把员工从繁琐、重复的业务中解脱出来;
  • 2)减少人为处理错误,提升数据的准确率;
  • 3)重塑业务流程标准,打造可视化运营体系;
  • 4)通过人机协作,开创全新的办公模式。

在PoC期间,昭和电机将测试的重点放在HTML和UI相关的操作业务中,同时对软件的兼容性、稳定性和扩展性进行了全方位测试。栗山隆举了几个实际业务例子:

交货时间应答机器人:昭和电机每天大约有600—700个订单,遍布日本11个销售网点的员工需要查看系统的交货时间来给客户准确的交货时间。

之前,需要人工手动将交货时间发送到销售人员手里,平均处理时间需要5.5个小时,经常会造成延迟影响客户体验;

应用RPA之后,机器人每天可按指定时间将准确交货时间表发送至客户或销售人员手中,从而提升整个流程的效率。

兼职员工管理机器人:虽然昭和电机的总员工数量不多,但是兼职人员非常多。由于是兼职,所以在管理出勤方面就比较棘手。

之前,每个部门的负责人需要手动将Excel里的签到与考勤系统中的数据进行比对,以确认兼职人员的有效工作时间。

假设有100个兼职人员,一个月工作20天,那么人事每个月需要处理2000份数据比对;

应用RPA之后,机器人可以自动进行数据比对,而工作人员只需要做最后的数据确认即可。

会计数据验证机器人:会计业务中有很多对账业务,例如,应收账款、存款数据、应付账款等业务。

每个月底的28号和29号是昭和电机财务最繁忙的时刻,因为需要统计所有销售网点的业绩,所以,财务人员经常加班加点都无法完成;

应用RPA之后,机器人可以将需验证的Excel与财务系统中的数据进行自动比对,当发现有数据差异时会将该内容发送给财务人员进一步校审。

搜索竞品信息机器人:为了保持在行业的竞争力,销售人员常常需要在网上搜索大量竞品的信息,例如,价格、参数以及性能等数据。

在RPA机器人的帮助下,可快速海量地搜索竞品信息并将其放在指定文件内方便查看,而员工可以全身心地投入到销售工作中。

在测试期间,由于RPA的效率超出预期,测试业务也从最初的46个增加到59个,又追加了13个业务流程,平均节省时间超过85%以上。

由于工作性质的不同和人性化考虑,并非所有业务都可以通过RPA实现自动化。因此,从测试到最终应用,昭和电机一共选择了23个业务流程实现自动化,平均每月可节省218个工时,每年可节省数千工时。

在谈到RPA内部推广时,栗山隆表示,最开始采用的是“从上而下”的策略,先由内部的决策者部署RPA应用计划,然后进行一系列的实施。

在真正应用RPA之后,为了照顾员工的心情以及对RPA的态度,又采取了“从下而上”的推广策略。

任何想实现自动化的业务,全部交给员工来挖掘。比起决策者,作为一线员工对业务流程有着更深刻的理解,这也能极大地满足员工的需求并提高积极性。

关于RPA的未来应用,栗山隆认为自动化还有很深的挖掘空间,除了用在业务流程上之外,还可以通过与物联网相结合应用在工厂检测方面。

文章信息来源于昭和电机。

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