[干货]OCR在RPA中的应用

前文已经介绍过OCR的基本概念,在现阶段的商业实践中,OCR多用于识别格式固定的卡证、票据,如身份证、驾驶证、营业执照、增值税发票等。此类文件多用于企业财务部门,由于在后文的财务流程的章节中会进行更详细、更完整的流程介绍,所以此处仅列举两个比较典型的OCR+RPA的应用场景。如需了解更多相关内容,可直接阅读第6章。

3.4.1 费用报销流程机器人

1.应用背景

随着金税三期工程的深入、企业涉税风险的增加,以及内部管理要求的逐步提升,仅依靠传统的人力审核是难以在有限的时间内进行全面管控的。

对于大型集团公司而言,一方面公司每年都要处理大量的各类发票,更要将大量的时间花费在反复沟通、财务核算等事宜上。一线报销人员也期望能够简化报销流程,缩减审核时间,提升报销体验。

2.费用报销流程自动化

如图3-7所示的是优化前的费用报销流程自动化。

图3-7 费用报销流程自动化(优化前)
费用报销场景将会涉及多种原始凭证种类,人眼识别和信息手动录入比较耗时且容易出错;发票验真,发票信息合规性、合理性辨别困难。对于财务人员来说,月末、年底等关键性时间节点,报销数量会大大激增,但关账的及时性要求仍然很高。

如图3-8所示,借助于OCR技术,流程实现了对各类原始凭证数据的自动收集,为自动化处理打下了坚实的基础。机器人财务引擎内预置了大量通用的财务审核流程,并能够根据企业的个性化需求进行定制开发,从而实现各类费用场景的自动化审核。

图3-8 费用报销流程自动化(优化后)

3.费用报销流程自动化收益

(1)大幅提高审核的准确性,杜绝工作失误
·税收合规性:假票、错票、套票一览无遗。
·内控合规性:各项费用控制制度全覆盖,不留管控死角。
·化整为零、电子发票重复报销、敏感字段等困扰均得到解决。
(2)大幅提高工作效率
·提高财务审核、账务处理效率。
·降低反复沟通成本。
·减少内审工作。
(3)降低管理成本
·明显降低审核人员数量。
·优化人力结构。
(4)挖掘数据价值
·获得大量的结构化数据,支持生成费用大数据,挖掘数据关联关系。
·完善各类审核规则,指导业务发展,促进财务转型。
(5)便于纳税抵扣
·可按照票类、税率等信息生成各类统计表,以便于纳税申报。

3.4.2 三单匹配机器人

三单匹配是财务部最烦琐、低效且需要重复劳动的日常工作。用户一般需要在多个系统界面中来回切换和查验数据,流程环节多、数据量大、工作烦琐,因此效率低下。三单匹配机器人可以完成如下环节的自动运行。

  • 1)发票的OCR处理:通过自研的OCR工具实现对发票号码、开票方、明细清单、备注、税率等关键信息的准确识别。
  • 2)国税总局发票批量验真。
  • 3)与ERP系统中的采购订单、收货单、采购合同、供应商信息进行匹配核对。
  • 4)若匹配成功则制作凭证,若匹配失败则邮件通知相关人员进行线下复核。
  • 5)批量认证匹配成功的发票。

由于以往经常会出现开票方没有严格按照要求进行开票、企业内没有统一主数据管理等原因而导致原始数据质量差的问题,需要大量财务人员不断进行业务积累,并持续与供应商、采购部门、仓储部门沟通复核,这就导致三单匹配的自动化很难实现。

下面以图3-9中的物料型号名称为例,“Nova”在不同的环节中被填写成了不同的表达形式,大小写不一致、符号(空格、破折号)不统一,甚至还有写成相应中文的。而在进行三单匹配时,需要标准化唯一标识。如果采用传统字典穷举各种表达形式的解决方案,那么面对成千上万种供应链物料时,其维护工作量可想而知。通过NLP模块,可对填写内容进行语义分析,进而判断阐述的内容是否相同,从而使机器人能够快速适应各种异常情况。

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