日本武藏野市引入RPA+OCR处理市政相关工作

日本东京武藏野市与NTT东东京分公司合作,在特殊固定收益业务中引入了RPA+OCR。每天多达6,000个,总计约74,000个信息录入工作已得到简化和自动化,以实现迅速的收益。我们向武藏野市询问了采用AI-OCR和RPA的背景和影响。

日本武藏野市引入RPA+OCR处理市政相关工作

东京武藏野市从ICT方面采用了“武藏野市第六期长期计划”,规划期为第2-11届。作为推广计划,制定了“武藏野市第六次综合信息化基础计划”。其基本目标是“利用信息通信技术扩大公民服务”,“促进提供全面的市政信息”和“利用信息通信技术提高运营效率”。

作为一项针对新冠状病毒传染病的紧急经济措施,该特别固定收益项目将向整个武藏野市发送约74,000份申请表。为了手动输入信息并在确认信息的同时进行工作,需要大量的人力。

在市政厅的工作中有许多重复性的任务,例如输入和排序。但是,在新的冠状病毒流行的紧急情况下,很难将大量人员聚集在一处。另外,没有人力资源的余地。因此,他尝试使用AI-OCR和RPA使输入工作自动化,以在短时间内,人数少的情况下实现特殊的固定收益支付。

日本东京,武藏野市市民事务部多元文化共存与交流处处长Ryo Furuto和总务部信息管理处ICT利用处处长直田直俊回顾了该计划的开始。

“在此之前,我认为AI-OCR在市政厅的工作中将是必不可少的。我告诉信息管理部ICT使用负责人Handa先生,他说:“从今年开始, NTT East与AI-OCR,RPA等的推广合作”,我们还就特殊固定收益业务提供了咨询。”(Koto先生)。

“大约三年前,我已经在研究AI-OCR和RPA,并参加了先进城市筑波市的游览,以及NTT East的试运行。我们以试用业务的形式介绍了它,在Reiwa计划的第二年,我们正在考虑在信息管理科中全面推广。” 

“武藏野市的目标是尽快发送申请。我想尽快发送申请,并尽快给予利益。当然,这是满足公民期望的最佳方法。还有一种想法是,武藏野市由于其影响力将在新闻中成为特色,我们希望促进广泛的认识和应用。”(江东先生)

规划协调部特别固定收益业务负责人于4月23日成立。为了在5月中旬发送申请,我们将在5月20日一起发送申请。第一份申请将于5月22日到达武藏野市。最初,由工作人员处理了这些申请,每天处理约1,000个。

“接受特殊固定利益的申请时,信封到达时,请先手动打开信封并目视检查文档。然后,使用扫描仪扫描图像并将其上传到AI-OCR,以将申请信息转换成文本数据上传。将再次检查这些数据,并在必要时由人员进行纠正。此后,RPA将自动输入到特殊固定收益系统。”

RPA实际上是在邮件应用程序启动四天后的5月26日开始运行的,第一天就实现了大约2500个条目。三天后的5月29日,大约可以输入5,000个条目。尽管尚未计算出准确的数字,但就皮肤感觉而言,AI-OCR的识字率约为90%。另外,尽管有些部分起初效果不佳,例如未由RPA的特殊固定收益系统方面注册的金融机构信息的自动输入,但最终看来95%可以实现自动化而没有问题。

“全国有无数的银行,那里也有分行。我们在特殊的固定收益系统中拥有银行信息,但是有很多关于金融机构和分行的信息,而我们却没有。当我使用RPA自动输入时发生错误。在这种情况下,稍后会以人工输入的形式出现。对于其他错误,我写了一条便条作为个人通信来提醒”(Omi) .. 

截至8月中旬,日本武藏野市已收到约74,000份申请表。RPA的处理能力在速度方面大约是人类的两倍,但与人类不同,它不会引起疲劳,并且可以在白天和晚上连续运行。基于此,工作量约为人类的工作量的四倍。武藏野市在加班时不得不考虑员工的身体状况,这对减轻员工负担的影响是巨大的。总体而言,可以说RPA和AI-OCR帮助改革了员工的工作方式。

“我很高兴听到市民在转移后被转移到我们这里,我们也很高兴听到这个电话。我们对市政厅内部使用ICT来良好地开展业务以及武藏野市也产生了积极的反应。我认为我得到了一定程度的评估,因为我能够尽早领取津贴”(近江先生)。

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