RPA系列文章(二):组建团队——自动化运营

RPA系列文章(一):自动化操作模型的优势之后,RPA系列的第二篇来啦!

在之前写的文章中,我们分享了自动化操作模型如何成为全组织上下成功扩展自动化规模的关键。要是没有自动化操作模式中的灵敏性,许多公司就不能从他们的自动化项目中取得预期的收益。

本系列的第二部分侧重于自动化执行发起人和不同的执行功能(下图中强调的内容)如何进行一个团队的协同工作,进而从机器人流程自动化(RPA)中实现大规模的价值。

RPA系列文章(二):组建团队——自动化运营

业务部门和信息技术部门拥有自动化操作模式的优势在于,实现创新和控制之间的良好平衡。理论上讲,为了工作中提高效率、降低成本并实现重复利用,每个员工都会支持一套跨市场、跨地区的标准化业务流程。然而,当这个公司的地区市场领导在应对当地市场不可预测的形势时,他们也可能会关注速度、灵敏性和更具体的业务成果。

一个RPA项目的早期阶段,从启动到规模扩展,是其应用范围从部门快速覆盖到整个组织的关键转折点。在此之前,我分享了在自动化成熟度范围的四个阶段中推动自动化成功的项目特征:

  •  验证
  •  建立
  •  扩张
  •  扩展自动化规模

在自动化项目的每个阶段雇佣合适的人才,并取得适当程度的赞助,这对自动化项目的成功非常重要。

从我的经验来看,如下图所示,从一个阶段推进到另一个阶段会需要不同类型的执行发起人。一个自动化操作模型能实现这些发起人的最大效用,因为组织中不同部门之间的协作会有明确的分工和清晰的流程。

RPA系列文章(二):组建团队——自动化运营

动员者:发起从验证到建立的转变

一个自动化项目的验证阶段提供了一个绝佳的机会——通过试用一种新的操作方式来孕育自动化思想并和业务负责人一同发展。在这个阶段,证明支持RPA试验的项目拥护者的价值是至关重要的。实现证明阶段的价值,这会迫使公司做出进一步的投资并建立公司的自动化能力。

发觉RPA价值的早期阶段可能会让人感到惊悚,就像美国富达保险公司的情况一样。研发副总裁Shane Jason Mock表示:“我一看到RPA的演示,就意识到两件事:第一,如果这是真的,那它将改变一切;第二,RPA能帮助我们公司的地方太多了。”

“我们花了不到一周的时间创建了第一个自动化流程,单独的UiPath机器人通过这个流程得以成功地将数据从主机转移到一张电子表格中,就像是在审计人类的工作。事实上,负责这项任务的员工告诉我们,当他看到新的流程运作时,心里真的在起鸡皮疙瘩。”

协助启动验证阶段的项目拥护者通常需要与我所说的“动员者”合作——这是建立自动化卓越中心(CoE)的重要业务负责人。“动员者”一词描述了能够有效地向其他业务部门阐述自动化的价值、为RPA团队招募人才以及吸引启动资金的人。

动员者需要是一个有影响力的执行官。例如全球卓越流程主管,他能够宣传公司自动化的所有潜在的可能,以证明对卓越中心的投资是合理的——证明对卓越中心的投资优先于对其他竞争部门的投资。

发展到建立阶段非常重要,因为在这个阶段,企业建立了人才基石和一个集中的职能部门,它将实现组织内的RPA流程。下图描述了集中式卓越中心的角色。

RPA系列文章(二):组建团队——自动化运营

在实践中的早期阶段,这些角色将在演化为不同职位之前由少数人来承担。要格外注意的是,尽管这个名单看起来有点令人生畏,但这些人不一定非得是新员工。它们可以是组织内现有的角色,通常被集中规划在一个卓越中心的综合体结构下,或者来自其他现有的团队。

在建立的初始阶段,集中式卓越中心对于解决一些重要问题来说至关重要。在卓越中心成型之前,每个流程都构建成一个独立的自动化项目,这有高昂的成本,而且会导致质量或实践参差不齐。

通过集中化技能组合和进行相对应的实践操作,例如上图中的八步流程,卓越中心提高了质量并降低了自动化的交付成本。卓越中心通常也最适合于自动化软件的集中采购和许可证的集中管理。 

然而,随着自动化项目在建立阶段的逐渐成熟,如果没有一个一致的处理框架,本地市场领导者和业务部门所需的自主权可能会导致其与集中式卓越中心出现摩擦。当没有合适的执行发起人成立全球指导委员会、以成熟的CoE自动化操作模型来支持卓越中心,这时卓越中心就会开始陷入挣扎之中。

要退出建立阶段,您需要有一个联合哪些程序元素的策略——这意味着业务单元拥有控制自己命运的自主权(注意:本系列的第三部分将详细讨论这一点)。这需要不同类型的自动化执行发起人来确保参与、实施治理并整合来自公司不同部门和区域市场的资金。

数字管家:发起从建立到扩张的转变

顺利推进建立阶段所需的赞助商就是我所说的“数字管家”。数字管家了解跨各个业务部门的全球业务流程。他们能:

  • 在文化上引领这个组织
  • 在技术上擅长将RPA技术与整个组织中所使用的其他技术结合起来
  • 指导创新所需的管理元素的变化

数字管家是备受推崇的意见领袖,他们也可以来自于任何业务领域。他是最高管理层的直接下属,乐于与全球利益相关方合作。

虽然动员者为卓越中心招募人才和资金,以实现RPA开发的集中化,但数字管家能更进一步,为指导委员会招募有影响力的高管。

自动化快车道:加速直线扩张

在文章的前半部分,我介绍了美国富达的故事,提到他们在自动化验证阶段完成的试验——当他们的团队第一次看到自动化流程时,就被吓了一跳。这个故事并没有就此结束。因为最初的这一兴奋点,RPA技术才在服务客户的新型数字化商业模式中发挥了关键作用。

Mock说: “机器人让我们能够创造出精品、定制的体验,这种体验对每个顾客来说都是独一无二的——规模庞大。机器人使让我们对每个顾客的服务变得更加个性化。我们绝对不会和一群人去尝试这样的模式——因为那会花费太多的时间。”

美国富达从一个小试点快速发展到能实现全新客户体验的地步。

今天,我看到许多客户从一开始就雄心勃勃地去解决自动化问题,这成为企业范围内数字化转型的一部分,推动生成竞争优势。

这些公司有几个共同点,它们借助这些点加速进入扩张阶段:

  1. 从一开始,执行发起人就要具有上述数字管家的特征。
  2. 高级管理层早就对RPA技术有充分的了解,通过本系列第一部分中阐述的自上而下的方式打造自动化传递途径。
  3. 跨业务部门复杂流程的自动化已经自然发生了,因为这些流程要么已经有了全球流程所有者,要么已经有了指导委员会。

本系列的下一篇文章将详细介绍在扩张阶段为实现完全规模化而采取的行动和做出的决定。扩张阶段是一个关键节点,在这个节点上,高级管理层对RPA技术最初产生的兴趣可能会减弱,也可能会增强,这取决于自动化项目与更加广泛的转型目标之间的紧密程度。

扩张阶段的特点通常不仅在于让专业开发者参与更加复杂的流程,还在于引入了平民开发以实现个性自动化。

本系列的第三部分将讨论如何通过培养平民开发者来扩充自动化生产商,这是扩展自动化规模的一个关键。规模扩展的最终目标是将自动化运营模式演变为全公司内数字创新的一个框架。

本文转载自UiPath RPA社区,本文观点不代表51RPA立场。

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评论列表(1条)

  • 7726
    7726 2020年12月22日 上午9:16

    有客服吗?有工作人员吗?给你们发邮件看到了吗?给你们发的私信看到了吗?