RPA系列文章(一):自动化操作模型的优势

当我与客户交谈时,经常会被问及如何在RPA早期阶段快速取得进展的建议。希望实现规模经营的高管们通常会问以下三个问题:

——“我们如何走上正确的轨道并且迅速扩大规模?”
—— “我们需要什么资源才能自给自足?”
—— “我们应该如何自我组织,使自己在自动化方面取得成功?”

对于任何组织来说,想要从自动化项目中获得预期收益,对上面每一个问题都需要提供相对应的策略。当然,不只是这些问题,还有更多的问题,都需要通过自动化操作模式来解决,这对每个组织来说都是独一无二的。

简单地说,为了有效扩展自动化,您需要一个自动化操作模型。该模型提供了相关程序管理决策的全面视图,例如角色和责任、治理和基础结构管理等。

在本系列的三部分中,我们将涉及一些重要的决策,助力您构建自动化操作模型。本文作为第一部分将介绍组织实现大规模自动化的四个阶段,并探讨“我们应该从哪里开始”的问题。本系列的第二和第三部分将进一步研究每个阶段,以考虑随着自动化操作模型的成熟所需的资源、管理层的助力和资金支持。

开始扩展:四个自动化阶段

大多数组织在成功扩展自动化的过程中将经历四个阶段(如下图所示)。当一家公司的自动化项目通过这些阶段时,执行发起人、自动化管道的来源以及资金的合理性都将发生变化。因此,自动化经营模式的范围将趋于成熟。

RPA系列文章(一):自动化操作模型的优势

第1阶段-验证

在验证阶段,为自动化确定的初始流程开始证明自动化技术,并为该价值寻找赞助商。通常,这是在一个只有少于10个软件机器人的部门中进行的,因为初始流程旨在确保RPA在其特定环境中“正常工作”。一些组织在此阶段可能要花三个月的时间,而另一些组织则要更快地进行试点(有时需要几个星期)。 

第二阶段-建立

在这个自动化阶段,重点是生产和交付多个流程–通常是在单个业务单元内,本阶段可能需要三到六个月的时间。如果一个业务部门的自动化意识受到限制,那么整个业务部门可能会面临业务停滞的风险。此外,如果业务部门的领导没有设置并要求组织负责发现和交付具有自动化功能的可观的业务成果,则很难展示其潜力。

每个组织的自动化操作模型都会经过迭代,以正确的方法处理关键要素,如组织结构、接纳策略、治理、风险控制,以及变更管理。

第三阶段-扩展

在这一阶段,自动化操作模型已被充分定义,并为附加的业务单元提供了一个标准化的方法。这一阶段可以持续一到三年,因为RPA的全部好处在高层得到理解,多个业务部门开始大规模自动化。在扩张阶段,关键业绩指标(KPI)有很好的定义和衡量。 

鉴于卓越中心(Coe)的开发人员将专注于高ROI机会,很明显,要解决许多简单、团队级和个性化的自动化机会,组织必须:提高雇员的技能。技术人员包括帮助部分员工成为公民开发商为各自的团队、部门或自身构建自动化。

第4阶段-规模化

在这个阶段,CoE能够使用技术组合来生产复杂的自动化产品,以满足整个组织的客户需求。“人手一个机器人”的愿景已经深入人心,业务冠军遍布整个企业,以支持RPA的采用。平民开发人员正在提供自下而上的、由员工主导的任务自动化和更简单的流程。在规模化阶段,执行发起人是CEO或CFO,而RPA现在是整体数字转型计划的支柱。

这些早期阶段——从开始到扩展——是“自动化优先”成熟度模型(如下所示)中自动化范围从部门转移到整个组织的关键转折点。 

RPA系列文章(一):自动化操作模型的优势

现在,让我们转到“如何开始?”

在正确的轨道上开始

我们之前已经写过关于确定正确的自动化流程的文章,所以这里的重点是通过让最广泛的员工参与到一个透明的流程中来创建一个多年的路线图,以确定潜在自动化的优先级。重要的是,自动化操作模型中的“流程接纳”元素是为您的组织定制的,以尊重您的文化和计算ROI的方法。

自动化流程引入是您的组织将采取的具体方法,以发现和优先考虑自动化候选。对于您的自动化流程录取计划,您需要考虑:

业务参与:在整个组织中,您能够从多大范围内获得自动化思维?

优先级:您将使用什么排名系统来选择一个自动化候选流程?每个机会如何帮助实现自上而下的商业成果目标?

积压工作:有多少自动化机会已经提交但没有评估?

吞吐量:评估、开发和部署提交的自动化想法需要多长时间?

客户流失:自动化想法被评估但最终没有被推进开发的频率有多高?

CoE选择的自动化与员工驱动的自动化:有多少机会没有根据CoE为自动化划分优先级?如何解决这些问题?

你不需要自己想办法完成上面的项目。有了UiPath Automation Hub这样的工具,您可以众包、区分优先级和管理RPA想法,以及验证和共享平民主导的自动化。

目标是能够为组织中的大多数部门构建自动化路线图。这种方法通常经历本文前面描述的四个阶段。

大多数从RPA开始的组织都将通过验证阶段来测试这项技术,然后在部门中拥有一组特定的用例,并倡导扩展。在早期取得积极成果之后,自动化的无穷潜力可能不言而喻,仍然存在停滞或故障的风险(如下图所示)。

RPA系列文章(一):自动化操作模型的优势

为了在上图中保持自动化加速的目标,组织通常采用两种方法来构建强健的自动化管道:

一种是自上而下的方法,指导无人值守机器人的CoE优先级。在该模型中,管理人员和业务转型团队通常有重大的转型项目,这些项目为CoE中的自动化引入设置了优先级。自上而下的自动化发现也可以由UiPath流程挖掘或流程主题专家(SME)支持,以了解流程中手动步骤的数量、解决方案,以及进程的异常数。

另一种是自下而上的方法,使员工有权提交和自我评估由CoE或通过他们自己的数字助手使用有人参与的自动化来交付的自动化想法。当自上而下的自动化发现不足以扩展RPA时,由员工驱动的自动化就显得非常重要,因为集中的CoE不能单独开发所有需要的自动化。

在自底向上的方法中,每个员工使用UiPath任务捕获等工具记录流程,并通过UiPath Automation Hub等工具提交他们的想法,供RPA开发人员开发。

一位最近的客户演示了如何快速实现规模化可以对业务产生巨大的影响。这家高科技制造商对RPA的敞口有限,但希望在保持员工人数相对平稳的同时,将收入翻一番。为了实现收入增长的愿望,他们将RPA视为一种控制销售、总务和管理职能部门的运营费用的方法,同时大幅增加研发投资。

客户正在使用RPA作为他们的数字升级计划的基础。在开发了他们的自动化操作模型后的几个月内,他们现在正在大规模地运行,每个月都要自动化30多个新流程。他们在流程引进方面进行了大量投资,在全球范围内举办了40多个研讨会,最终形成了一个由200台自动化设备组成的经审查的生产线,预计将节省25万小时的人工劳动。

本文转载自UiPath RPA社区,本文观点不代表51RPA立场。

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