探索财务转型深水区,联想AOM自动化管理体系全面发力

作为全球领先的ICT 科技企业,联想始终秉承“智能,为每一个可能”的品牌愿景,为用户与全行业提供整合了应用、服务和良好体验的智能终端,以及强大的云基础设施与行业智能解决方案。而在其内部的财务智能化道路中,联想也采取了颇具创新性的转型方式。

选择UiPath,搭建智能管理体系AOM

在以往的数字化、智能化实践中,联想始终坚持通过智能化驱动新业务增长并实现社会价值。在联想看来,“数字化、智能化转型不仅仅是一把手工程,在具体实践中,企业的转型更需要全员的数字化及智能化,每名员工都应成为‘数字化原住民’,这将是建立未来竞争力非常重要的组成部分”,而具有灵活、快速实施、可定制化等特点的自动化技术现已成为全民数字化建设中的关键力量。

在此背景下,联想全球Solutions & Services Group(以下简称SSG)技术与解决方案交付团队选择UiPath作为其合作伙伴,战略性规划自动化实施范围和Automation Operating Model(以下简称AOM)管理体系,通过IT智能化运维生态系统,帮助整个企业实现数字化转型目标,涵盖的业务部门包括人力资源、财务、供应链、审计、销售、服务等。

降本增效,多流程减轻财务工作压力

在企业的各个业务领域中,财务的自动化对企业意义重大,是推动公司发展的关键驱动力。由于联想具有客户多、交易量大、数据量大、员工众多等特点,财务的工作质量和效率提升也充满了各种挑战。因此,联想首先将财务部门作为自动化项目中的重点领域,以图用自动化技术为财务转型打开新思路。

探索财务转型深水区,联想AOM自动化管理体系全面发力

NO.1 打破系统屏障,实现无缝跨系统连接

联想内部的一些财务报表,需要从多个系统下载数据,进行手工合并和数据加工后才能出具,其中的关键数据还需要跨系统对其准确性进行核验。通过自动化技术,联想得以打破系统屏障,快速部署并实现业务需求。比如在联想的日常运维中,国外的税务相关证书需要核对两个不同系统中数据的一致性和准确性,以保证税务数据的整体准确性。在使用UiPath自动化技术为这项跨系统检查任务实现自动化后,不仅极大节省了人力,还使员工拥有更多时间去做更有价值的工作。此外,针对快速实现数据校验的需求,机器人也发挥出了高效率、低成本的技术优势。例如联想ECC升级S4项目,系统并行阶段的科目余额核对和明细均能够通过自动化机器人从两个系统分别自动下载、自动核对,并标记差异,流程效率有了显著提升。

NO.2 替代重复性的日常财务操作,让流程更简单

由于业务众多,联想的对公报销业务数目庞大。在原流程中,每个部门的员工都需要根据发票上的信息填写报销单,然后在系统中提交报销申请,通过审批后再将单据下载并打印交给财务。这一方式不仅效率低下,流程质量也很不稳定。在部署自动化软件机器人后,通过将OCR、智能自助对话机器人等智能技术结合,机器人便能够自动通过OCR识别发票并整理数据,完成系统填报和提交,并将报销明细导出发送给员工。实施自动化后,整体业务流程时间节约至少90%,发票的智能识别准确率也提升至近98%,校验的精细度和时效性也都得到了大幅度提升。更重要的是,通过票据的全面影像化、结构化、数据化,企业对费用的内审管控也能够在线高效便捷完成。此外,UiPath自动巡检机器人还会对系统自动进行巡检和报单,最大幅度降低系统异常对业务产生的影响。

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NO.3 融合AI技术,实现超自动化核心支撑技术升级,快速推动企业数字化落地

在充分利用机器学习、自然语言处理、OCR等技术对规模庞大、逻辑复杂数据进行处理后,UiPath业务自动化平台帮助联想显著提升了原本的工作效率。例如,SSG Finance有一些特殊的、逻辑复杂的财务报表需要在每月月末出具,但因其数据量大、计算量繁重,为了不在月结期间对核心系统产生压力,联想采用了人工智能驱动的业务自动化技术,使这一业务的效率最终提高了97%。原本需要一名员工花费一整天时间下载数据并处理的报表,如今机器人只需15分钟便可准确完成,在月结期间有效释放了大量人力和时间去从事更有价值的分析工作。

同时,机器人在数据量庞大的逻辑处理上也具有较大优势,能够不断为各项工作和报表的交付提速。例如,在集团Trial Balance关键账目核对的自动化项目中,机器人能更好的指导完成月结并加速月结进度;还可实现产品成本的自动分析计算,帮助成本经理从几百万个零部件中快速检索到合适的产品,以及计算最终报价。

NO.4 关键流程自动化,帮助管理层更精准、更及时地做出财务决策

现金流是企业维持生计所需,以及支付供应商和投资关键业务资产所需的重要资金,一旦出现异常情况,将会对企业产生不可预估的负面影响。因此,企业现金流预测的准确性和及时性非常重要。联想财务部门在每周三前需精确预算未来90天内需要支付的款项,但因现金流量数据庞大,校验逻辑复杂,全球费用团队往往需要额外加班,才能整理出正确的预算报表,且每次操作都费时费力。在实施了UiPath自动化技术之后,机器人会自动下载、整理、计算全部数据,员工只需要每周一查收FTP中的数据结果文件并进行检查即可,这样不仅能够节省大量人力,还提升了数据的及时性和准确性,帮助管理层更加快速、准确、及时地做出决策。

此外,收入成本分析报表也是管理层关注的重要报表,联想的成本团队每月需要跨系统从ERP和SharePoint下载数据,然后对数据进行整理和校验并出具报表。该流程需手工操作,效率低下。机器人上线后,成本团队可以更加及时地交付准确的收入成本分析报表。自动化技术的引入,不仅提高了财务效率,更是从各个环节减轻员工压力,让财务部门的员工拥有更多时间去实现分析和优化建议等工作。

定制化智能管理体系,打造财务自动化新未来

综合来看,UiPath业务自动化平台通过为手工重复的财务处理流程实现自动化,缩短了处理时间,成功使流程效率平均提高了5-8倍,并大大提升了整体用户体验

随着联想财务自动化智能化进程的加速,财务业务用户在参与数字化的过程中,与机器人之间也磨合形成了更为高效的协作模式,数字化程度在深度和广度上正在不断扩大。

探索财务转型深水区,联想AOM自动化管理体系全面发力

整体回顾,联想财务部门自动化项目的成功,离不开SSG技术与解决方案交付团队从上到下的重视。联想在全面启动自动化项目之初,结合多年的管理和自动化试点经验,与UiPath共同打造了适合联想自动化发展现状的AOM管理体系,该体系涵盖了组织、治理、技术、流程、人员和文化等五大维度,并在此基础上进行了业务自动化流程的开发与部署。AOM既是自动化计划成功的关键,也为具体自动化项目的落地提供了充分的指导和支持。除此之外,联想SSG技术与解决方案交付团队还开发了联想RPA管理运营平台,旨在实现全方位管理和服务的一体化平台,促进自动化在全企业层面的全面部署和推进。

在部署过程中,联想不仅采用了UiPath业务自动化平台中的前台和后台机器人,还额外增添了自助机器人“助小咖”以及移动端乐聊MyHub(二者均为联想自研产品),力求实现员工与业务更加灵活的调配。

探索财务转型深水区,联想AOM自动化管理体系全面发力

▲自助机器人“助小咖” 以及移动端乐聊MyHub:随时随地启动机器人

不难看出,SSG技术与解决方案交付团队是有规划且有创新的系统性推进内部自动化部署,全力加速企业的整体转型进度,而这也正是联想自动化项目成功的关键因素。

未来,联想将继续加强与UiPath业务自动化平台的友好合作,继续推进企业各领域的自动化部署,赋能更多业务部门,运用自动化技术释放业务潜能,创造更多商业价值。

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