[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

最近很多朋友留言,问想了解一下房产RPA案例,今天分享的就是一个日本房产行业RPA案例富士房屋株式会社成立于1973年,总部位于大阪府岸和田市,年销售额超过1,157亿日元(约77亿人民币)员工总人数1174人,是东京证券交易所第一家上市的房地产企业。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

因为房企业务的复杂性,富士房屋的设计、财务、采购、施工和销售等多个部门每天需要处理大量Excel文件,并且这些表格多数都是基于规则的结构化数据。

所以,为了提供整体业务效率,优化人力资源与运营支出,富士房屋于2018年6月正式将RPA应用在财务、企划、设计等多个部门,将41个业务流程实现自动化,每年可节省1700多个工时。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

富士房屋的RPA负责人–山本洋介表示,每个月公司都会收到1200名员工(包括临时员工)的工作心得报告,也称之为“管理哲学手册”。主要包含一些工作创意想法和经验总结分享。

总裁会查看所有员工报告,然后选出120个最有创意的内容装订成册子,分发给所有部门进行经验交流。RPA机器人曾多次出现在这个报告中,引起了决策层极大地的兴趣。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门
富士房屋的RPA负责人–山本洋介

首先与财务总监–长谷川麻衣关于RPA的应用可行性进行了交流,长谷川麻衣认为,RPA在财务领域已经非常成熟也是最佳应用业务之一,因为在财务业务中充斥着大量基于规则的结构化文本,非常符合RPA的应用标准。

随后,富士房屋在内部举办了“RPA听证会”,邀请各个部门的负责人进行了应用讨论。最后,决定在财务与设计两个部门进行为期一个月的PoC测试。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

富士房屋每年大概出售700—800套独立别墅,在施工单位建造房屋时,需要设计部门提供设计图,如地基图、错位图、通风图和布局图等。

未应用RPA之前,设计部门需要扫描图纸数据然后将其放置在指定的文件夹内,平均每座房屋需要扫描100次左右。如果是800套房子,那么需要扫描8,0000次数据并将其放在每个不同的房屋文件中,这为设计部门造成了极大的工作负担。

应用RPA之后,设计部会在扫描的图纸上贴一个数字标签,先通过OCR扫描标签可以识别图纸的类型(4位数字)、建筑地址(3位数字)和编号,然后通过RPA将图纸数据放置在指定文件夹内。

山本洋介表示,目前,通过RPA内置的OCR只能识别数字,如果想识别姓名、手写字符等更复杂的文本,需要借助单独的OCR软件来完成。但设计部门在RPA的帮助下,业务的效率已经提升了3倍以上。

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富士房屋财务总监–长谷川麻衣

长谷川麻衣表示,富士房屋有很多公寓管理业务,但每次去银行进行存取款时需要带着不同地区的公寓存折(超过350张)去办理,完成后还需将取款数据录入到公司财务系统中。

为了提升效率,财务部门为托管公寓开设了网络银行,然后进行网上存取交易;在所有交易完成后,RPA机器人会定期的下载这些存取款数据,然后按照格式规定录入到财务系统中。

在2018年6月正式应用之后,富士房屋通过RPA已将41个业务流程实现自动化,如财务、企划、后勤和设计等部门;平均提升业务效率在67.5%,每年可节省有效时间在1709个工时。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

山本洋介表示,RPA对业务数据的输入、输出以及搬运的效果最明显,而数据识别和转换则需要OCR、机器学习、AI等技术的配合。

为了计算每一个自动化流程所需要的设计时间,可以通过开发难度、处理系数、文件数量等参数精准计算出设计时间。这对业务人员掌握自动化进度有着很大的帮助。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

目前,富士房屋已通过RPA将41个业务流程实现自动化,有6个业务正在开发中,43个业务将在未来实现自动化。随着越来越多的业务流程实现自动化,富士房屋已将重点放在机器人管理上面。

[房产RPA案例]富士房屋将RPA应用在财务、企划、设计等部门

山本洋介表示,已经根据不同部门的职责指定了不同的RPA管理策略,如应用规范、开发规范、维护规范等。

例如,一个RPA机器人投入使用之后,如果它的工作效率没有达到预期的结果,将会对负责设计该机器人的员工进行询问,以调查在设计过程中是否出现哪些问题。

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