南非最大IT分销商Tarsus Distribution如何从RPA反对者转变为RPA推进者

Tarsus Distribution（原为Tarsus Technologies）将全球领先的IT硬件，软件，企业和安全品牌分销到南部非洲合作伙伴经销商渠道。Tarsus是Tarsus Technology Group的成员，成立于1985年，经过三十年的运营，它是南非历史最悠久的IT分销商。 负责为惠普、联想等领先IT品牌提供运输、物流和分销服务。然而，随着公司内部运输团队在三年内失去四名员工，人员短缺的巨大压力让公司其余员工不堪重负。

随后，在实施合作伙伴Xpertek的合作下实施部署了RPA机器人，该机器人实现了IT供应商发票处理自动化，消除了手工数据录入工作，显著减轻了运输部门因人员短缺带来的巨大压力。

其初期试点项目涉及Tarsus的一家小型供应商伙伴，目标是为这家日本打印机和碳粉制造商的相关数据采集和数据录入工作实施自动化。

通过试点项目克服各种挑战

与实施合作伙伴Xpertek合作选出适于实施自动化的流程之后，Tarsus Distribution供应链主管Tim Proome及其团队便开始与UiPath展开合作，实施部署第一个软件机器人。Proome及其团队将这个机器人命名为“Betsy”，其任务是将发票数据录入至Tarsus的企业资源规划（ERP）平台，以实现货物运输可视化与追踪。

然而，在使用Betsy对数批货物执行操作的最初尝试中，团队的期望却落空了，Betsy未能如预期一样顺利地捕获发票数据并将数据输入到ERP平台中。

“RPA的优势在于它能够针对每一批货物提供反馈信息，”Proome指出。“它会告诉你，是否成功录入货物信息，是否成功将数据录入ERP，是否成功读取文件。也就是说，RPA会始终向我们报告异常情况。”

面对Betsy的失常发挥，团队积极寻找问题根源。他们确认，其流程映射准确无误，且包含了利用UiPath企业RPA平台实施自动化流程的主要步骤，以及可能出现的各种异常情况。随后，当Proome查看到实际发票，他发现问题并不在于软件机器人Betsy，而是供应商发票使用的格式。

如何赢得员工的支持？

在部署UiPath机器人的过程中，Tarsus遭遇了另一个挑战，就是争取内部员工的认同及他们对必要变革管理的支持。成功解决了初期试点项目遇到的问题后，Tarsus便开始步入第二阶段和第三阶段部署，其中包括针对惠普、慧与（HPE）、联想等重要IT供应商客户实施数据捕获和数据录入自动化。公司还部署了一批新的软件机器人，分别命名为Betsy 2、Betsy 3以及Betsy 4。

“在此之前，人们真正谈论的往往是机器人而并不是RPA，而普通大众对机器人却怀有恐惧心理，”Proome回忆道。为了让公司员工积极参与自动化，实施团队向员工逐一证明软件机器人的价值。随后，Proome便开始与公司核心员工及其所属部门团队成员展开一对一谈话，以展示RPA如何有效地为他们减负，最终取得员工的信任和支持。

RPA有助于提升准确性和合规性

Tarsus软件机器人在新年假期结束，公司在这个假期共接收1400批货物，手工处理将耗费员工一周以上的时间，但在员工返上班时，UiPath机器人已经对这些数以千计的货物进行了相关处理。除了减轻Tarsus内部员工的大量手工劳动外，软件机器人还帮助提升了公司的合规性，有助于公司预防内部审计风险。此前，公司由于判断失误，处理了一张存在合规性问题的发票，导致必须进行营收服务审计。

Tarsus将持续扩大对RPA的应用，并计划在Xpertek和UiPath的协助下为其RPA流程创建机器人运营中心（ROC）。基于现有RPA部署带来的巨大红利，Proome及其团队积极向业务流程涉及耗时的手工工作的所有组织机构推荐RPA技术。

Proome表示，“我想将它推荐给所有人。无论你是从事于哪类繁琐工作或是基于Excel、ERP的工作，还是办公室职员，都适合使用RPA，你会从中受益无穷。