RPA：教师节快乐，老师您辛苦了，让我来帮你分担吧！

今天是9月10号，教师节。在这个特别的节日让上我们共同庆祝！老师，节日快乐！ 老师您辛苦了。不仅教师很辛苦，教务人员同样也很辛苦。他们每天都要处理大量重复且耗时的工作任务，费力又伤神。 如何提高教务人员的办公效率，将他们从枯燥耗时的工作中解放出来？某私立学校正在通过部署RPA，优化后台操作，以改善教务人员的劳动环境，降低劳动强度，提升他们的业务效率。 一直以来RPA给人的映像停留在财务，51RPA小编在9月3号的时候分享过：RPA上一站财务，RPA下一站教育。所以教育行业也有很多业务场景可以使用到RPA。

项目背景

为了集中管理财务部各部门的经费，该学校专门开发了一个财务前端系统。然而，在评估和验证前端系统的过程中，发现了以下问题：

1．输入操作本身需要耗费大量时间。

人工手动输入（包括确认），需要耗费10分钟左右才能完成一项注册操作。会计的日常业务繁多，在单项操作中耗费如此多时间，引发了员工的不满。

2．培训员工使用前端系统也要耗费时间。

执行输入操作的人员中，有许多是缺乏经验的临时员工（派遣人员）。学校要花费更多时间来培训他们。然而，在业务过程中花大量时间进行培训也不太现实。

3．需要在现场执行避免输入错误的操作。

凡是有人为干预的操作都可能会出错。在实际操作中，业务质量也会在部门之间发生变化。如果某个人离开，其他人无法执行输入操作，那么有些业务可能因无法交接而停滞不前。

此外，以上这些问题还会导致加班和劳动力成本的增加。仅是处理这些问题，就会大幅降低实际工作中的业务效率，从而给学校带来沉重的负担。

解决方案

为了提高财务前端系统注册业务的效率，该学校开始导入RPA技术，并进行了验证。

具体业务流程

1．员工在每个部门创建Excel文档，并将Excel文档放入指定文件夹中。

Excel文档采用统一格式，编入了能够对输入内容进行简易检查的程序。员工在Excel文档中输入必要信息，形成数据库管理的编号，将Excel文档放入各部门的指定文件夹中，即可完成工作。

2．RPA机器人自动查找Excel文档读取并处理文档。

将机器人设定为BOR类型，在操作器上预先设定好启动时间。当机器人启动时，先到各部门文件夹中查看Excel文档是否存在，再进行读取、处理文档。若文件夹中没有Excel文档，则移动到下一个文件夹，直到检查完所有文件夹。

3．由RPA创建用于独占控制的文件。

如果多个机器人同时查看并处理同一文件夹，则会出现双重注册。在这种情况下，设置排他控制，以便其他机器人不会获取正在处理的文件夹。

4．RPA可在 SAP 中创建读取文档。

将获取的文件夹中的文件逐个处理，读取必要信息，并过账到 SAP 浏览器。过账完成后创建它，再转到下一个文件。

在业务流程中，配置多个进行同样动作的机器人，可在某个机器人出现故障时避免业务停滞。

此外，为防止机器人将错误信息输入前端系统，学校还采取了以下对策。

• 使用Excel内的功能，编入只能以规定格式输入指定项目的处理。一旦项目的背景和文字的颜色发生变化，员工很容易发现输入错误。
• 机器人与数据库相配合，检查确认处理状态，只处理符合要求的文档。
• 在 SAP 注册期间，服务器可以检查错误数据， 以确保输入的准确性。
• 始终配备一名操作管理人员，以便在发生错误时与员工保持联系。
  

实施成果

该私立学校的RPA项目，经过半年运营，处理业务量高达10万件，节省工时约20000小时，业务效率大幅提高。今后，学校还打算将RPA推广到其他业务流程中。