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RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

RPA卓越中心的组织结构、核心功能与职能角色

大型企业争相建立的RPA卓越中心,组织结构与核心功能是怎样的?

RR Donnelley(RRD,当纳利)是一家拥有155年历史的美国企业,业务从传统印刷行业跨界到数据管理分析、商业智能及数字渠道服务等互联网服务。在应用RPA之后,其整体效率提升3倍以上,业务处理准确率实现100%。目前RRD已建立RPA卓越中心(RPA CoE)帮助企业设计和扩展更多的自动化业务流程,加速完成其已立项的90个RPA项目。

为了改善全球服务中心的财务和物流流程,DHL全球货运上线了RPA试点项目,结果通过物流RPA平台将原30人团队缩减了一半,15名员工转岗更具价值的工作。看到RPA潜力的DHL立即创建了RPA卓越中心,搭建起内部框架,整合工具、模板及RPA实施经验,以让RPA在全公司迅速普及和推广。

Adobe在实施RPA计划之后不久,便迅速组建了RPA卓越中心。其CIO认为:卓越中心不仅能使组织的RPA增长保持稳定,还能够使业务流程的各种相关数据得以有形量化。没有卓越中心就不会有Adobe RPA计划的快速实施,必须坚持卓越中心作为RPA计划的一部分。

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

以上几个案例,证明了RPA卓越中心对于实施RPA的重要性。有观点认为企业快速顺利的部署RPA并为后续部署打下良好基础,关键因素是建立完善的RPA卓越中心。亦有企业认为RPA卓越中心是流程自动化部署的关键,更是RPA机器人实施的总指挥所。不管怎么表达,无疑RPA卓越中心已是企业等组织部署及推广RPA应用的关键所在。

通过上一篇文章,相信大家已经了解什么是RPA卓越中心。本文,王吉伟频道进一步为大家分析RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能以及十种职能角色。点击阅读:揭秘RPA卓越中心:到底是什么?为什么要建立?有什么价值?

RPA 卓越中心的三种组织结构模型

从企业组织架构角度来看,根据公司的行业、管理制度和业务特点等现状,机器人卓越中心会形成不同的结构与分布模式。目前而言,大部分企业都在使用以下三种组织结构模型:

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

第一种,作为支持功能的分散式卓越中心。分散式结构的RPA卓越中心,分散于组织的不同业务部门,通过RPA赋予员工达成业务目标的能力,同时也通过员工来完成业务等的创新。这种结构对组织内的本地业务团队约束较少,可以帮助团队获得业务能力与专业知识。

此种结构管理相对松散,不同业务部门都有各自的卓越中心结构与准则,使得不同RPA卓越中心的重点功能也会有所区别。分散式结构是快速启动RPA计划同时成本更低的好方法,但由于缺乏集中管控,很难协同IT组织进行扩展和联络。

第二种,作为中央RPA提供者的集中式卓越中心。在集中式RPA卓越中心中,组织中所有业务部门所需的RPA功能与资源都将得到统一管理,使得RPA资源能够在整体上进行协调分配,避免资源浪费及人员冗余。也因为集中式结构管理都是基于整体战略的分步调度,因此能够促进RPA在组织内的最大力度推进。

卓越中心提供成功实施RPA所需的集体资源和专业知识,负责人员可以集中查看所有计划,使得针对项目和优先级的治理能力得到加强。同时,集中式卓越中心还会设置流程更改的端到端视图,从而可以更快速、高效、有利地识别业务流程优化机会。此外,中央管理还能为RPA项目的评估、交付、监视和维护提供了标准化流程及法规,使得RPA在组织内的功能扩展更加容易。当然,不足之处则在于RPA无法快速应用,投入也会更大,灵活性欠佳。

第三种,混合结构RPA卓越中心。目前而言,大多数组织单独采用某一种RPA卓越中心的并不多,更多的组织都在使用分散式与集中式的混合机构。一个完善而成熟的RPA卓越中心,应该能处理分散的业务部门需求,同时也应该具备集中式的运营模式。

双管齐下,既保证了卓越中心的交付与运营支持,又能使每个业务部门具备开发、确定优先级和评估自动化过程能力。以上三种模型结构,混合模型最能适应集中式和分散式模型功能的成熟计划,兼具集中式模型的可伸缩性特点,因此可以不受限制地适应业务增长。

德勤会计师事务所也将RPA卓越中心交付模型分为三种:分散性、集中型与混合型,对应上述三种结构模型。

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

因企业的管理要求、部门能力水平的不同而各具优缺点,企业需要结合自身特点酌情选用。根据RPA 卓越中心五大核心功能,结合企业不同的需求与发展战略进行评估,选择适合自己的模型结构,然后着手准备RPA CoE的建设工作。

RPA 卓越中心五大核心功能

一个完整的RPA CoE,至少应该具备五大核心功能。

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

    1、定义CoE组织
RPA CoE首先要定义组织结构,规定支持RPA计划所有方面的内、外部角色的责任,并获取和培训新资源以及无缝变更管理。强大的组织核心,可确保RPA在整个公司中集成。   

 2、管理RPA策略

建立明确的RPA标准、程序与策略以及管理机构,升级路径和职责划分,确保各项业务满足合规性法规、信息安全要求和法规标准,决定任务的优先级为不同团队及员工访问级别授权。  

  3、保证技术应用

一个合格的RPA CoE,总是能够选择合适的自动化工具来执行适当的任务,并能及时维护和支持这些工具。技术元素是机器人操作环境的架构师,能够促进RPA集成到任何关键领域,例如IT服务管理和配置管理数据库等。    

4、部署业务流程

也就是RPA应用所在地,用以执行、监视和更改整个组织的整个生命周期。它负责评估自动化机会,然后评估、开发、测试,将稳定、可扩展的架构的RPA部署到合适的业务环境中,同时担当变更流程和事件管理的职责。

5、监管运作方式(人与文化)

随着RPA的成功实施,组织内部会发生结构性变化。RPA CoE可以分析RPA对人类角色的影响,实时更改职务说明,进行总体运营的变更管理。同时,它会时刻监视RPA,在需要变更组织机构的时候给予服务支持。

王吉伟频道认为,这五个要素,无论是简单地由CoE监督还是由其严格管理,都有助于定义和维护组织的 RPA运营模型。运营模型是用于在整个企业中管理RPA的循环系统,重点是开发和支持可实现其承诺收益的高质量机器人。

RPA 卓越中心的角色与职能构成

如果把RPA卓越中心比作一个舞台,出场的关键角色主要有四个,分别是来自业务流程、HR、IT、和业务部门的专员。他们各司其职,通过打破企业内部壁垒,为企业部署及管理RPA自动化提供总体统筹治理、沟通与协作及赋能支持。

在RPA卓越中心,几个部门专员的工作重点如下:

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

业务流程改进部门的业务流程专家等人员,会帮助职能部门及业务部门识别、分析并优先排序需要实施RPA自动化的任务和流程;HR部门专员的工作重点则是消除员工对于RPA的恐惧、提升员工技能、评估人员流失以及招聘计划;IT部门专员的职能旨在确保RPA在技术层面顺畅运行,基础设施与操作性、RPA安全性、软件机器人支持与维护以及RPA的一致性与可扩展性是其工作重点; 业务部门专员最了解RPA涉及的相关流程和任务特点,对实施RPA业务用例最有发言权。积极寻找自动化机会,对工具及流程变化进行引导和推广,建立变革管理方法,并对RPA实施进展进行监测。具体到RPA卓越中心的工作职能方面,一些RPA厂商和研究机构认为,一个功能完善的RPA 卓越中心至少应该包含十个工作岗位。这些岗位如下:

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色
(▲ 点击看大图)
  • RPA赞助商:RPA厂商,负责整体机器人技术战略。
  • 卓越中心主管:高级主管,负责CoE活动、绩效报告和运营主管。
  • RPA项目经理:按照CoE策略交付机器人项目,根据预算确保ROI
  • RPA总监:推动整个组织采用自动化,遇山开山遇水搭桥,确保策略实施畅通无阻。
  • RPA和CoE业务分析师:主题专家,创建用于自动化的流程定义和映射。同时CoE业务分析师负责发现机会,对潜在收益和所需资源进行详细分析。
  • RPA解决方案架构师:监督RPA基础架构,负责CoE详细设计和许可需求。
  • CoE开发人员:负责CoE自动化工作流程技术设计、开发、测试与项目实施支持。
  • 基础架构工程师:为故障排除和服务器安装提供基础结构支持,并参与CoE自动化部署,为运营团队提供支持。
  • CoE监理:负责监视、调度和支持CoE的实施,同时确保业务照常进行。
  • 服务支持专员:在CoE实施过程中出现任何查询或问题时,保证前线支持。

十个职能岗位的设置,适用于RPA 卓越中心,也可以用于包括BPM、RPA及其他工具在内的自动化卓越中心。需要说明的是,搭建卓越中心不一定非要按照此设定来来,它展示的是一个功能完善的卓越中心所包含的职能角色。

推荐阅读:RPA卓越中心:关键角色有哪些?

此外,不同企业对RPA 卓越中心职能角色也有不同定义,基本上大同小异。譬如UiPath将RPA 卓越中心定义角色设置为九个,还有的组织则将卓越中心职能岗位设置为七个。企业在搭建卓越中心初期,有些角色可能并不需要,能满足RPA的正常实施与运行即可,以后可以根据需要而逐步添加。

后记:RPA卓越中心将会盛行

事实上,卓越中心体现的是众人意志与协作力量,因为它本身就是一个共享中心一样的存在,需要做的就是将技术、人才、设施等资源集中起来形成新的能力,然后去支持和帮助任何需要这些能力的部门。这样一个存在多个部门专员的组织,能够保证这项能力可以由上而下推进到每个业务部门。更能够最大限度的做到资源的合理化配置,避免了资源浪费。如今很多企业所搭建的自动化卓越中心、算力卓越中心、人工智能卓越中心等无一不是这个逻辑。

RPA卓越中心的三种组织结构、五大核心功能与十个职能角色

对于RPA这个目前对中国大多数企业还很陌生的自动化工具而言,想要让RPA在企业快速推广可能会是个难题,参差不齐的信息化基础、不同部门之间的数据孤岛、理念与利益的冲突等等因素,都会使RPA的战略化应用受阻。

这种情况下,也只有组织的多个机构或部门同时参与其中,才能保证卓越中心能够影响它们,才能让以卓越中心为核心的规章制度真正融入企业运营,进而保证RPA效率的整体提升。

好在,中国企业接受新生事物比较快。借用来也科技汪冠春的观点来说,相对于国外企业先接受RPA再接受AI而言,几年前就已接受AI的中国企业再接受RPA已然顺理成章。而“RPA被集成于信息化系统”的理念也正在被企业所接受,成为企业在业务流程自动化方面的首选。

此外,这次新冠疫情也让广大中小企业对增效降本有了新的认知,相信成本低效率高的RPA也会成为它们在疫情之后的最佳选择,而RPA卓越中心也将很快在各组织中盛行。这,也是王吉伟频道将“更多企业建立RPA卓越中心”放到2020年以后RPA发展十大趋势的主要原因。

本文转载自王吉伟,本文观点不代表51RPA立场。

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