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财务部,请就位! | 还在为订单回款流程发愁? RPA不容错过!

现金为王,管理还需谨慎为上。毕竟没有充足的现金流,企业将难以运营。营运资本、财务控制、透明合规都依赖于高效精简的从订单到回款(O2C)流程。

  订单回款流程面临挑战  

从订单到回款活动是企业运营的关键,但其中包含大量繁琐耗时的人工流程。在许多情况下,财务人员必须手动键入接收的采购订单数据,并从一个系统键入另一个系统,因此导致流程复杂、滞后,极易出错。

从订单到回款效率低下和频繁出错是导致企业当下面临艰难挑战的部分原因。一旦出现问题,企业运营也将难以维系,这将导致:

  • 提交错误订单
  • 逾期交付或错误交付
  • 客户不满意
  • 浪费员工时间
  • 发票出错
  • 现金流减少
  • 净利润减少
  • 营运资本减少

结果: 可能严重损害企业在市场中的竞争地位。

一项LinkedIn调查发现,“现金流问题”是困扰管理层的头号问题。

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  从订单到回款流程  

各个企业的从订单到回款职能不尽相同,但其流程可分为4大领域。财务部,请就位! | 还在为订单回款流程发愁? RPA不容错过!

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传统上,这4个流程主要依赖纸质文件和人工操作。美国现金管理及运营资本分析公司Cashforce开展的调查表明,目前超过70%的企业仍在部分订单回款流程中使用Excel电子表格。

人工流程通常会导致应收账款周转天数 (DTP) 较长、客户投诉、大量货运错误,当然还会导致逾期付款,订单回款流程中的人为错误在发票开具和收款流程中更为常见。

出错的主要原因有:

  • 大量纸质销售订单
  • 使用分散的系统和流程生成报价、接收订单和履行订单
  • 实时访问订单信息的需求日益高涨
  • 各种行业促销和定价方案
  • 面临通过加快客户结算加速现金流的巨大压力财务部,请就位! | 还在为订单回款流程发愁? RPA不容错过!
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认知型RPA与订单回款流程  

对于订单回款流程来说,RPA是最易于部署的自动化技术,可提供极高的投资回报率。麦肯锡发现企业第一年运行RPA即可实现高达300%的收益。

现在可以通过AI驱动型自动化为RPA添加智能功能。增加人工智能使传统RPA能够在高度结构化的信息之外处理和分析非结构化和半结构化数据。

之前,需要由财务人员来解读这种非结构化数据并手动录入系统。借助具有AI功能的RPA解决方案,可以自动完成端到端业务流程。

那么RPA+AI如何适用于订单回款流程呢?

企业接收采购订单文档。这些文档可能是PDF、纸质文档、传真或扫描图像。此类文档可能包含完全不同的格式和布局,之前需要财务人员来查找相关数据。

但RPA+AI可对整个流程实现自动化,消除人为错误。智能RPA可以查找并识别相关数据,甚至可适用于各种不同类型的文档。

自动化带来诸多优势。美国生产力与质量中心(APQC)在2018年《通过订单自动化改革客户服务和运营》报告中指出,无需员工干预销售订单处理流程的企业前20%客户实现的增长比人工完成相关流程的企业高将近200%(15%年增长相较于8%年增长)。此报告还发现仍采用人工处理订单的企业成本更高。

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